2019年07月17日

ホテル論② メールでわかる宴会場選びのコツ

前回に引き続き、これまで訪れたホテルの中で皆様におすすめしたい場所を紹介しつつ、私独自のホテルへの観点や皆様に注目してほしいことを散りばめながら紹介していこうと思います。


ホテル選定のヒント:連絡の往復と信頼関係

イベント、懇親会など何かホテルを使ったことを計画している時点で一番最初に行うことはもちろん「会場選び」だと思います。

 

こちらの人数が収容できる丁度いい規模か、電車や車からの動線はどうか、料理のボリュームが予算に合っているか、やりたいと思っている余興やアトラクションを行える環境にあるか、、など、色々と選定条件はありますよね。

 

これらは案件ごとに異なるので、「絶対にここを選べ!」ということは出来ませんが、おそらく殆どの方が複数のホテル宴会場から条件や見積もりを取って最終的に選定していると思います。

 

その際、宴会担当者とのやりとりが発生してくるかと思いますが、ここで注目すべき箇所がひとつ。

 

山田の格言2:メール連絡の時はCCを見よ!

 

です!


CCに隠されたホテルの体質

相手方のホテルと連絡を取っているうち、担当者からのメールに複数のCCがついている場合があると思います。
このCC、一見すると自分の担当者以外面識がない方が載っているかと思いますが、このCCの羅列が相手方にとって横のつながりなのか、縦のつながりなのかが後々大きな意味を持っていきます。

 

横関係のCCのみがついている場合はチームであなたの作業にあたっていることを意味し、縦関係のCCがついている場合は担当者個人が取り仕切っている場合が多いです。あくまで一般論として。

 

この場合、圧倒的に信頼できるのは、実は「縦関係のCC」といえます。

 

それはなぜか。ホテルの常設設備やメニュー関連の資料を集めているうち、横つながりのチームでは絶対に決裁できない事柄や、別の専門スタッフに回答を委ねないと判断できない事案が発生したときのリアクションが「縦関係のCC」のほうが圧倒的に早いからです。

 

もちろん、横関係のCCの場合でも既にどんなお客様の要望にも答えられるように準備した上で組織しているので心配ない、リアクションも早いという事例もあるでしょう。しかしそれは私の経験では少数派です。

 

また、横関係のチーム相手にメールや相談をする場合はタイミングによって担当者がコロコロ変わることがとても多いです。
しかもチームで情報が共有されてなかったりします。これはホントにあるあるです。

 

自分の担当者に対して同じメールや資料を決済権のある「縦関係の人」が見ているほうがリアクションが早いです。
ホテル側はお客様から予約を取り付けるために、いかに迅速なやりとりをする必要があるかを知っている必要がありますし、それが出来ているホテルを客は選ぶと思います。

 

何故ならイベント実施当日でさえこの「ホテル側の組織編成」はあらゆる項目に影響を及ぼすからです。

 

そんな中、窓口担当を1名に集約させて結果を出しているホテルがあります。それがこちら。


いいホテル②:八芳園

八芳園は宿泊設備がないのでホテルではなく、結婚式場、宴会場として利用することができます。
なので「いいホテル」と書くと語弊があるかもしれませんが、宴会場を運営しているという点でここでは無理やり広義の「ホテル」として定義します。

 

さてこの八芳園、我々音通堂は過去何度お世話になったことか、覚えてないほどよく訪れます。
近所に引っ越そうかとも考えたほどです。
なので施設、設備の細かいところまで熟知しています。


担当者が一人の八芳園

八芳園と連絡を取るとき、基本的に宴会担当者の方は一人です。
全ての窓口を一人でこなすんですね。

 

え、そんなの無理でしょ?と思いがちですが、八芳園の場合はシステムが素晴らしいのです。

 

お客さんと直接やりとりするのは1人でも、バックには様々なチームが連携して動いています。
なので、担当の方が知りえない情報を客側が欲しがったとしてもリプライが驚くほど早いのです。
以前私が担当者の方へ連絡してプロにしかわからない音響設備の確認を取ったのですが、「担当と確認します」と言われ電話を切った30分後にはこちらの欲しい情報が資料付きでメールで送られてくるなど、びっくり仰天の対応を受けた経験があります。
時は金なり!
こういうときはスピードが結果に直結します。
そして相手への信頼感にもつながってきますよね。


百戦錬磨の経験

上述したとおり、八芳園は結婚式や宴会場運営が主な業態ですので、こと宴会の運営に関してはスーパープロフェッショナルです。
お客さんがこんな質問したいんじゃないか、みたいなよくある懸案事項については先回りしてしっかりと対応してくれます。
さすが「都内三大宴会場」と言われるだけあります。
八芳園はもちろんサービスの的確さやスピードに関して他の2大宴会場を凌駕しています。

 

宴会担当にはめずらしく、八芳園では女性の担当者が多く活躍されています。
どなたも比較的若いにもかかわらずとにかくいい仕事してくれますよ!


豪華な価格設定に躊躇しがちだが。。。

言うまでもなく八芳園は都内一流の宴会場です。
一流なだけに、会場費、料理、備品類にかかる予算もやはり一流クラスです。

 

しかしながら、ここだけの話、八芳園より高いにも拘わらず設備や料理が二流の所なんてたくさんあります。
特に料理の差はわかりやすいですよね。八芳園で出される料理はとびきりおいしいです(ちょっとしか食べたことないですが)。

 

東京近郊には、ただ歴史があるとか、ただ名前が広く知られているからというところに胡座をかいて殿様商売をしている所もあったりします。この金額払ってるんだからこのくらいのサービスは当然だ!と思う方もいるかもしれませんが、当然のことをしっかりと出来るって意外と少なかったりします。あくまで経験則ですが。。

 

Copyright© on-tsu-do All Rights Reserved.

〒134-0085 東京都江戸川区南葛西2-2-8 702
電話:03-6875-4541(代表) Mail:info@on-tsu-do.com